Peran SIM dalam Manajemen dan Bisnis

Peran SIM berbasis Komputer dalam Kegiatan Manajemen dan Bisnis

1.       Fungsi Perencanaan (planning)
-          Dalam penyusunan rencana tentunya dibutuhkan informasi guna menjadi bahan pertimbangan (pembanding) baik informasi terdahulu (data historis) maupun informasi terkini (data actual) sesuai tingkat kebutuhan. Informasi bisa kita dapatkan melalui internet, termasuk laporan-laporan perusahaan terdahulu yang tersimpan dalam komputer (SIM berbasis komputer).
-          Tentunya dalam merencanakan kegiatan melalui beberapa tahapan seperti masukan data, proses (pengolahan) dan keluaran berupa rencana. Efektivitas dan efisiensi penyusunan rencana akan tercapai manakala dengan memanfaatkan aplikasi komputer sebagai media pengolah data/informasi. Misal menggunakan Microsoft Office, SPSS, dll.
-          Penggunaan aplikasi computer sebagai salah satu wujud SIM yang deterministik sesuai dengan tingkat kebutuhan. Dalam perusahaan masing-masing bagian memiliki rencana ataupun program kerja yang berbeda. Misal perencanaan keuangan membutuhkan aplikasi keuangan (accounting application). Dari semua tingkatan rencana yang berbeda pada dasarnya akan saling berkaitan untuk mencapai tujuan organisasi/perusahaan.
-          Contoh sederhana aktivitas kita mengetik rencana kerja dikomputer, kemudian kita melihat data/informasi lain sebagai pertimbangan dan kita lakukan editing sebelum tahap penyelesaian (finishing). Itulah salah satu pemanfaatan SIM dalam perencanaan.
2.      Fungsi pengorganisasian (organizing)
-          Pengorganisasian berarti menentukan orang yang bertanggung jawab dalam pelaksanaan program/kegiatan, termasuk pembentukan struktur organisasi, pemilihan SDM tentunya harus sesuai kemampuannya sehingga kegiatan dapat berjalan lancar. Dalam proses pengorganisasian itu sendiri sebenarnya sudah dibahas pada tahapan perencanaan.
-          Penentuan SDM tetap mempertimbangkan informasi terkait latarbelakang SDM yang telah ada dalam database computer.
-          Dalam fungsi ini biasanya akan diikuti pengarahan-pengarahan (directing). Peranan SIM disini salah satunya dalam bentuk pemanfaatan teknologi komunikasi dan informasi dalam mewujudkan efektivitas pengarahan. Seperti media handphone, teleconference, presentation, dll.

3.      Fungsi Pelaksanaan (actuating)
-          Peran SIM dalam fungsi ini akan terlihat tergantung kegiatan yang dilaksanakan. Apabila aktivitas perusahaan tersebut melibatkan teknologi informasi sebagai wujud tools  dari SIM itu sendiri, maka saat itulah keberadaan SIM sangat penting. Seperti dalam melakukan promosi, presentasi, pemantauan saham,publishing, release, launching dan lain-lain.
-          Sebenarnya saat ini perusahaan dalam menjalankan aktivitasnya tanpa memanfaatkan dan memaksimalkan SIM akan sangat sulit berkembang dan bahkan maju.
4.      Fungsi Pengawasan (controlling)
-          Pengawasan bisa dilakukan secara langsung dan tidak langsung. Kalau secara langsung, pengawasan dilakukan oleh pimpinan perusahaan dengan turun ke lapangan atau bisa juga dengan memanfaatkan media CCTV untuk pengawasan lingkup kantor. sedangkan untuk pekerjaan yang sifatnya ekstern perusahaan, pengawasan dilakukan secara tidak langsung, yakni melalui laporan-laporan tertulis yang dibuat sesuai ketentuan perusahaan, agar hasilnya maksimal dan tepat tentunya menggunakan komputer sebagai alat pengolahnya.
-          Jelas keberadaan SIM sangat memudahkan dalam melakukan pengawasan. Berdasarkan hasil itu semua, maka dapat memudahkan pimpinan untuk mengambil keputusan.

KEGUNAAN ATAU FUNGSI SIM PADA PERUSAHAAN

Sistem Informasi Manajemen adalah sebuah sistem yang cukup kompleks. Sistem ini dapat berjalan dengan baik apabila semua proses didukung dengan teknologi yang tinggi, sumber daya yang berkualitas, dan yang paling penting komitmen perusahaan.
SIM berguna untuk mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi.

Sistem merupakan kesatuan banyak hal yang terintegrasi untuk menjadi sebuah fungsi atau menghasilkan tujuan tertentu. Sistem Informasi Manajemen bertujuan menghasilakn informasi yang berguna untuk perusahaan.

Kegiatan ini mendukung proses bisnis perusahaan dan perlu diperhatikan untuk kelangsungan perusahaan. Oleh karena itu, komitmen perusahaan untuk menjalankan Sistem Informasi Manajemen haruslah sangat tinggi agar proses yang terjadi dilantai produksi menjadi menguntungkan bagi perusahaan.

Supaya informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi dapat berguna bagi manajamen, maka analis sistem harus mengetahui kebutuhan-kebutuhan informasi yang dibutuhkannya, yaitu dengan mengetahui kegiatan-kegiatan untuk masing-masing tingkat (level) manajemen dan tipe keputusan yang diambilnya. Berdasarkan pada pengertian-pengertian di atas, maka terlihat bahwa tujuan dibentuknya Sistem Informasi Manajemen atau SIM adalah supaya organisasi memiliki informasi yang bermanfaat dalam pembuatan keputusan manajemen, baik yang menyangkut keputusan-keputusan rutin maupun keputusan-keputusan yang strategis.

Sehingga SIM adalah suatu sistem yang menyediakan kepada pengelola organisasi data maupun informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas organisasi.Beberapa kegunaan/fungsi sistem informasi antara lain adalah sebagai berikut:

1. Meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat bagi para pemakai, tanpa mengharuskan adanya prantara sistem informasi.

2. Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan sistem informasi secara kritis.3. Mengembangkan proses perencanaan yang efektif.

4. Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan akan keterampilan pendukung sistem informasi.

5. Menetapkan investasi yang akan diarahkan pada sistem informasi.

6. Mengantisipasi dan memahami konsekuensi-konsekuensi ekonomis dari sistem informasi dan teknologi baru.

7. Memperbaiki produktivitas dalam aplikasi pengembangan dan pemeliharaan sistem.

8. Organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengolah transaksi-transaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk atau pelayanan mereka.

9. Bank menggunakan sistem informasi untuk mengolah cek-cek nasabah dan membuat berbagai laporan rekening koran dan transaksi yang terjadi.
http://www.yoyoke.web.ugm.ac.id

10. Perusahaan menggunakan sistem informasi untuk mempertahankan persediaan pada tingkat paling rendah agar konsisten dengan jenis barang yang tersedia.

11. SIM untuk Pendukung Pengambilan Keputusan
Sebuah sistem keputusan, yaitu model dari sistem dengan mana keputusan diambil, dapat tertutup atau terbuka. Sebuah sistem keputusan tertutup menganggap bahwa keputusan dipisah dari masukkan yang tidak diketahui dari lingkungan. Dalam sistem ini pengambil keputusan dianggap:

• Mengetahui semua perangkat alternatif dan semua akibat atau hasilnya masing-masing

• Memiliki metode (aturan, hubungan, dan sebagainya) yang memungkinkan dia membuat urutan kepentingan semua alternatif.

• Memilih alternatif yang memaksimalkan sesuatu, misalnya laba, volume penjualan, atau kegunaan.

Konsep sebuah sistem keputusan tertutup jelas menganggap orang rasional yang secara logis menguji semua alternatif, mengurutkan berdasarkan kepentingan hasilnya, dan memilih alternatif yang membawa kepada hasil yang terbaik/maksimal. Model kuantitatif pengambilan keputusan biasanya adalah model sistem keputusan tertutup.
Sebuah sistem keputusan terbuka memandang keputusan sebagai berada dalam suatu lingkungan yang rumit dan sebagian tak diketahui. Keputusan dipengaruhi oleh lingkungan dan pada gilirannya proses keputusan kemudian mempengaruhi lingkungan. Pengambilan keputusan dianggap tidak harus logis dan sepenuhnya rasional, tetapi lebih banyak memperlihatkan rasionalitas hanya dalam batas yang dikemukakan oleh latar belakang, pandangan atas alternatif, kemampuan menangani suatu model keputusan, dan sebagainya.

12. SIM Berdasarkan Aktivitas/Kegiatan Manajemen

Kegiatan dan proses informasi untuk tiga tingkat adalah saling berhubungan. Contohnya pengendalian inventaris pada tingkatan operasional bergantung pada proses yang tepat dari transaksi; pada tingkat dari pengendalian manajemen, pembuatan keputusan tentang keamanan persediaan dan frekuensi memesan lagi bergantung pada pembetulan ringkasan dari hasil operasi-operasi; pada tingkat strategi, hasil dalam operasi-operasi dan pengendalian manajemen yang dihubungkan pada tujuan-tujuan strategi, saingan tindak tanduk dan sebagainya untuk mencapai strategi inventaris. Tampaknya terdapat kontras tajam antara ciri-ciri informasi untuk perencanaan pengendalian dan taktis berada di tengahnya. Tabel 6 menunjukkan perbedaan tujuh macam ciri. Dengan melihat perbedaan ini, sistem informasi untuk perencanaan strategik tidaklah identik dengan sistem informasi untuk pengendalian operasional.

13. Sistem Informasi Untuk Pengendalian Operasional
Pengendalian operasional adalah proses pemantapan agar kegiatan operasional dilaksanakan secara efektif dan efisien. Pengendalian operasional menggunakan prosedur dan aturan keputusan yang sudah ditentukan lebih dahulu. Sebagian besar keputusan bisa diprogramkan.Pendukung pemrosesan untuk pengendalian operasi terdiri dari :
a. Proses transaksi
b. Proses laporan
c. Proses pemeriksaan

Beberapa contoh di bawah ini menggambarkan jenis dukungan keputusan yang dapat dibuat dalam sistem pengendalian operasional :

a. Suatu transaksi penarikan kembali sediaan menghasilkan suatu dokumen transaksi. Pengolahan transaksi juga dapat menyelidiki persediaan yang ada, dan memutuskan apakah suatu pesanan pembelian sediaan harus diadakan.

b. Suatu pemeriksaan terhadap file pegawai menjelaskan keperluan
http://www.yoyoke.web.ugm.ac.id
untuk suatu posisi. Komputer menyelidiki file pegawai menggunakan program untuk memilih kandidat secara kasar.

c. Laporan rutin dihasilkan secara periodik. Tetapi suatu aturan keputusan yang diprogramkan dalam suatu prosedur pengolahan laporan bisa menciptakan laporan khusus dalam suatu bidang masalah. Contoh : suatu analisis pesanan yang masih belum dilayani setelah 30 hari.

14. Sistem Informasi Untuk Pengendalian Manajemen
Informasi pengendalian manajemen diperlukan oleh manajer departemen untuk mengukur pekerjaan, memutuskan tindakan pengendalian, merumuskan aturan keputusan baru untuk diterapkan personalia operasional, dna mengalokasi sumber daya. Proses pengendalian manajemen memerlukan jenis informasi berikut :
1) Pekerjaan yang telah direncanakan (standar, ekspektasi, anggaran, dll)
2) Penyimpangan dari pekerjaan yang telah direncanakan
3) Sebab penyimpangan
4) Analisis keputusan atau arah tindakan yang mungkinDatabase untuk pengendalian manajemen terdiri dari dua elemen utama :
(1) database dari operasional, dan
(2) rencana, anggaran, standar, dll yang mendefinisikan perkiraan tentang pelaksanaan, juga beberapa data eksternal seperti perbandingan industri dan indeks biaya.

Proses untuk mendukung keputusan kegiatan pengendalian manajemen adalah sebagai berikut :

• Model perencanaan dan anggaran

• Program-program laporan penyimpangan

• Model-model analisis masalah

• Model-model keputusan

• Model-model pemeriksaan/pertanyaan

Keluaran dari sistem informasi pengendalian manajemen adalah : rencana dan anggaran, laporan yang terjadwal, laporan khusus, analisis
situasi masalah, keputusan untuk penelaahan, dan jawaban atas pertanyaan.15. Sistem Informasi Untuk Perencanaan Strategis
Tujuan perencanaan strategis adalah untuk mengembangkan strategi dimana suatu organisasi akan mampu mencapai tujuannya. Horison waktu untuk perencanaan strategis cenderung lama, sehingga perubahan mendasar dalam organisasi bisa diadakan, sebagai contoh :

a. Suatu rantai pertokoan dapat memustuskan untuk mengubah menjadi usaha melalui pesanan

b. Suatu toko serba ada dengan toko di pusat kota dapat memutuskan untuk mengubah menjadi suatu toko obral di luar kota.
Aktifitas perencanaan strategis tidak harus terjadi dalam suatu siklus periode seperti kegiatan pengendalian manajemen. Kegiatan ini memang agak tidak teratur, meskipun beberapa perencanaan strategis bisa dijadwalkan ke dalam perencanaan tahunan dan siklus penganggaran.

Beberapa jenis data yang berguna dalam perencanaan strategis menunjukkan ciri data :

a. Prospek ekonomi bagi bidang kegiatan perusahaan dewasa ini.

b. Lingkungan politik dewasa ini dan perkiraan masa mendatang

c. Kemampuan dan prestasi organisasi menurut pasaran, negara, dan sebagainya (berdasarkan kebijakan dewasa ini).

d. Proyeksi kemampuan dan prestasi masa mendatang menurut pasaran, negara, dan sebagainya (berdasarkan kebijakan dewasa ini).

e. Prospek bagi industri di daerah lain.

f. Kemampuan saingan dan saham pasar mereka.

g. Peluang bagi karya usaha baru.

h. Alternatif strategi

i. Proyeksi kebutuhan sumber daya bagi alternatif beberapa strategi.
Dukungan sistem informasi untuk perencanaan strategis tidak bisa selengkap seperti bagi pengendalian manajemen dan pengendalian.
operasional. Namun demikian sistem informasi manajemen dapat memberi bantuan yang cukup pada proses perencanaan strategis, misalnya:

• Evaluasi kemampuan yang ada didasarkan atas data internal yang ditimbulkan kebutuhan pengolahan operasional.

• Proyeksi kemampuan mendatang dapat dikembangkan oleh data masa lampau dan diproyeksikan ke masa mendatang

• Data pasar dan persaingan yang mungkin bisa direkam dalam database komputer.

16. SIM Berdasarkan Fungsi Organisasi
Sistem informasi manajemen dapat dianggap sebagai suatu federasi subsistem yang didasarkan atas fungsi yang dilaksanakan dalam suatu organisasi. Masing-masing subsistem membutuhkan aplikasi-aplikasi yntuk membentuk semua proses informasi yang berhubungan dengan fungsinya, walaupun akan menyangkut database, model base dan beberapa program komputer yang biasa untuk setiap subsistem fungsional. Dalam masing-masing subsistem fungsional, terdapat aplikasi untuk proses transaksi, pengendalian operasional, pengendalian manajemen, dan perencanaan strategis.

Peran SIM berbasis Komputer dalam Pengambilan Keputusan

Nilai suatu informasi berhubungan dengan keputusan. Hal ini berarti bahwa bila tidak ada pilihan atau keputusan, informasi menjadi tidak diperlukan. Keputusan dapat berkisar dari keputusan berulang yang sederhana sampai keputusan strategis jangka panjang. Sedangkan parameter untuk mengukur nilai sebuah informasi tersebut menurut Wahyono (2003), ditentukan dari dua hal pokok yaitu manfaat (benefit) dan biaya (cost).

Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkannya dan sebagian besar informasi tidak dapat tepat ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya. Dapat pula dikatakan bahwa pengukuran nilai sebuah informasi akan lebih tepat jika menggunakan analisis cost effectiveness atau cost benefit.

Sedangkan kualitas informasi sangat dipengaruhi atau ditentukan oleh 3 hal pokok, yaitu relevancy, accuracy dan timelinness.

Pertama, relevansi (relevancy). Informasi dikatakan berkualitas jika relevan bagi pemakainya. Pengukuran nilai relevansi, akan terlihat dari jawaban atas pertanyaan “how is the message used for problem solving (decision masking)?” Informasi akan relevan jika memberikan manfaat bagi pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda. Misalnya informasi mengenai hasil penjualan barang mingguan kurang relevan jika ditujukan pada manajer teknik, tetapi akan sangat relevan bila disampaikan pada manajer pemasaran.

Kedua, akurasi (accuracy). Sebuah informasi dapat dikatakan akurat jika informasi tersebut tidak bias atau menyesatkan, bebas dari kesalahan-kesalahan dan harus jelas mencerminkan maksudnya. Ketidak-akuratan sebuah informasi dapat terjadi karena sumber informasi (data) mengalami gangguan atau kesengajaan sehingga merusak atau merubah data-data asli tersebut.

Beberapa hal yang dapat berpengaruh terhadap keakuratan sebuah informasi antara lain adalah : (1) Kelengkapan (completeness) informasi. “Are necessary message items present?” Informasi yang komplit, berarti informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan harus memiliki kelengkapan yang baik, karena bila informasi yang dihasilkan sebagian-sebagian tentunya akan mempengaruhi dalam pengambilan keputusan atau menentukan tindakan secara keseluruhan, sehingga akan berpengaruh terhadap kemampuannya untuk mengontrol atau memecahkan suatu masalah dengan baik. (2) Kebenaran (correctness) informasi. “Are message items correct?” Informasi yang dihasilkan oleh proses pengolahan data, haruslah benar sesuai dengan perhitungan-perhitungan yang ada dalam proses tersebut. Sebagai contoh, jika sebuah informasi menunjukkan total nilai gaji yang harus dibayarkan pada seorang pegawai, maka informasi tersebut haruslah sudah benar dan memuat perhitungan-perhitungan matematis yang ada di dalam prosesnya seperti perhitungan tunjangan, perhitungan potongan dan sebagainya. (3) Keamanan (security) informasi. Keamanan sebuah informasi, tergambar dari jawaban atas pertanyaan “Did the message reach all or only the intended systems users ? “

Ketiga, tepat waktu (timeliness). Bahwa informasi yang dihasilkan dari suatu proses pengolahan data, datangnya tidak boleh terlambat (usang). Informasi yang terlambat tidak akan mempunyai nilai yang baik, sehingga kalau digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan dapat menimbulkan kesalahan dalam tindakan yang akan diambil. Kebutuhan akan tepat waktunya sebuah informasi itulah yang pada akhirnya akan menyebabkan mahalnya nilai suatu informasi. Hal itu dapat dipahami karena kecepatan untuk mendapatkan, mengolah dan mengirimkan informasi tersebut memerlukan bantuan teknologi-teknologi terbaru. Artinya, agar informasi yang diproses dapat menghasilkan informasi yang bernilai dan berkualitas, maka diperlukan seperangkat alat pemrosesan data yang canggih, alat tersebut sekarang ini disebut dengan komputer. Pemanfaatan computer sekarang ini sudah menjadi kebutuhan, bahkan SIM tidak bisa lagi dipisahkan dengan computer, bila bicara tentang SIM maka pasangannya adalah computer. Posisi computer dalam SIM bagaikan dua sisi mata uang yang dapat dibedakan tetapi tidak dapat dipisahkan. Namun demikian, tetap saja bahwa SIM bukanlah computer atau sebaliknya.

Berdasarkan uraian tersebut di atas, nyata bahwa SIM berbasis komputer dapat meningkatkan nilai dan kualitas informasi. Artinya, apabila pihak manajemen dalam organisasi atau perusahaan dapat memanfaatkan komputer dalam SIM-nya, maka sang manajer atau pimpinan organisasi/pengambil keputusan (decision maker) dapat memperoleh/mendapatkan informasi (sebagai bahan dalam pengambilan keputusan) yang bermutu, bernilai dan berkualitas, yaitu informasi yang relevan bagi perusahaan/organisasi, yang akurat dan tentu saja informasi yang tepat waktu atau tidak basi atau kadaluarsa.

Dikutip dari : http://nda-aping.blogspot.com/2009/12/kegunaan-atau-fungsi-sim-pada.html